Personvernerklæring

1. Hvem er ansvarlig for opplysningene dine?

Covision er en plattform som brukes av håndverks- og saneringsbedrifter til å administrere prosjekter, skadesaker og kundeoppfølging. Det er bedriften du er kunde hos, ansatt i eller samarbeider med som er behandlingsansvarlig for personopplysningene dine. Covision AS er databehandler og behandler opplysningene på bedriftens vegne, regulert av en databehandleravtale.

Har du spørsmål om, eller ønsker innsyn i, opplysningene om deg, kontakter du derfor bedriften du har et forhold til. De har verktøy i plattformen for å svare deg.

2. Hvilke opplysninger behandles?

• Kunder og huseiere: navn, telefon, e-post og adresse; opplysninger om skaden og eiendommen (inkl. bilder og 3D-skann av boligen); meldinger til og fra bedriften; pristilbud og eventuell elektronisk signatur; praktisk informasjon du selv oppgir (f.eks. tilgang til boligen).
• Ansatte i bedriften: kontakt- og ansettelsesinformasjon, timeføring og fravær (inkl. dokumentasjon ved sykefravær), kompetanse, og — hvis bedriften bruker kjørebok-modulen — posisjonsdata for yrkesbil i arbeidstiden.
• Underentreprenører og leverandører: kontaktpersoners navn, telefon og e-post, tilbud og bestillinger.
• Saksbehandlere hos oppdragsgivere (f.eks. forsikringsselskap): navn og kontaktinformasjon knyttet til saken.

3. Covision-appen (iPhone og iPad)

Appen er for ansatte i bedrifter som bruker Covision, og krever en konto som Covision har opprettet for bedriften. Den samler inn dette, og bare for at appen skal virke:

• Konto: navn, e-post og telefonnummer, og en enhetsnøkkel som kobler appen til kontoen din.
• Skanninger og saken: 3D-skann av rommene (fra kameraet og LiDAR), bilder, mål, markerte skader og notater, og adressen til eiendommen.
• Talekommentarer: lyden gjøres om til tekst på enheten og slettes med en gang. Bare teksten lagres i saken.
• Tilbakemeldinger du sender fra appen: tittel, tekst og eventuelt skjermbilde, sammen med enhetsmodell og iOS-versjon.
• Ytelseslogg under skanning (bilder per sekund, varme og minne), for å rette feil i skanningen.

Kamera, mikrofon og talegjenkjenning brukes bare når du skanner eller tar opp en talekommentar, og bare etter at du har gitt tillatelse på enheten. Appen sporer deg ikke, viser ikke reklame og har ingen analyseverktøy fra andre.

Én ting fra appen går til KI-leverandøren Anthropic (USA): talekommentarer. De er av til du slår dem på; når de er på, sendes teksten fra dem — ikke lyden — til Anthropic, som lager et kort referat av rommet. Tilbakemeldinger du sender fra appen går ikke til KI.

4. Formål og rettslig grunnlag

• Gjennomføre oppdraget (befaring, dokumentasjon, utbedring, tilbud og avtale) — avtale med deg, GDPR art. 6 (1) b.
• Salgsarbeid før avtale (registrere en henvendelse, utarbeide tilbud) — berettiget interesse, art. 6 (1) f. Henvendelser som ikke fører til oppdrag slettes automatisk senest ett år etter siste aktivitet.
• Lovpålagte plikter (bokføring, HMS, skattedokumentasjon for kjørebok) — art. 6 (1) c.
• Personaladministrasjon inkl. sykefraværsoppfølging — arbeidsavtalen og arbeidsrettslige plikter, art. 6 (1) b/c og art. 9 (2) b for helseopplysninger.
• Markedsføring på SMS/e-post sendes bare med ditt forhåndssamtykke (markedsføringsloven §15), som du når som helst kan trekke tilbake.

5. Hvor lenge lagres opplysningene?

Plattformen sletter og anonymiserer automatisk etter faste frister, blant annet:

• Henvendelser/saker som ikke ble oppdrag: anonymiseres etter 12 måneder uten aktivitet.
• Signerte tilbud og fakturagrunnlag: 5 år (bokføringsloven).
• Sykefraværsdokumentasjon: slettes 12 måneder etter fraværets slutt.
• Rå GPS-punkter fra kjørebok: 90 dager (turrapporter beholdes for skatteformål).
• Innloggingskoder og portal-økter: slettes kort tid etter utløp.
• Skjermbilder i feilrapporter og tekniske logger: 90 dager.

Når et kundeforhold avsluttes og lovpålagt oppbevaring er utløpt, slettes eller anonymiseres opplysningene.

6. Hvem får tilgang til opplysningene?

Tilgangen i plattformen er avgrenset per rolle og part: en underentreprenør ser bare det som er delt med dem for sitt oppdrag, kunden ser sin egen sak i kundeportalen, og sensitive personalopplysninger er begrenset til administrasjonen. Covision bruker underleverandører (databehandlere) for drift — blant annet database- og fillagring i EØS, samt leverandører for e-post, SMS, feilsporing og AI-assistert analyse (Anthropic og OpenAI). En fullstendig og oppdatert liste er tilgjengelig fra bedriften din via databehandleravtalen. Ved overføring ut av EØS brukes gyldig overføringsgrunnlag (EU–US Data Privacy Framework eller EUs standardavtaler).

Talekommentarer i skanner-appen: talen gjøres om til tekst på enheten, og lyden forlater aldri enheten. Teksten sendes til Anthropic (USA), leverandøren av KI-modellen Claude, som lager et kort referat av det som ble sagt i rommet.

7. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse. Henvend deg til bedriften du har et forhold til — de skal svare deg senest innen én måned. Du kan også klage til Datatilsynet.

8. Informasjonskapsler og sikkerhet

Plattformen bruker kun nødvendige informasjonskapsler (innlogging og sikkerhet) — ingen sporing til markedsføringsformål. All trafikk er kryptert, opplysningene er isolert per bedrift, og tilgang logges. Ved brudd på personopplysningssikkerheten varsles behandlingsansvarlig uten ugrunnet opphold.

9. Endringer og kontakt

Vesentlige endringer i denne erklæringen varsles i plattformen. Spørsmål om selve plattformens behandling kan rettes til Covision AS; spørsmål om opplysningene om deg rettes til bedriften som er behandlingsansvarlig.